Organizar reuniones de trabajo eficaces y productivas no es una tarea sencilla, ya que pueden suscitar sensación de agotamiento
Para llevar a cabo reuniones de trabajo eficaces dentro de la actividad diaria de la empresa, es necesario que todos den el máximo de sí mismos.
Establecer un objetivo
Tener un para qué es importante. La ausencia de un objetivo concreto en las reuniones es algo más habitual de lo que parece y se traduce en la sensación de que han perdido el tiempo.
Por esa razón, es fundamental establecer un objetivo general y materializarlo en objetivos específicos. Además, estos tienen que ser conscientes para todos los participantes y hacer un seguimiento.
Preparar un orden de día
Otro paso es planificar los temas que se van a tratar según su importancia y todas las personas que asistan a la reunión deben conocerlo.
En él se registran las intervenciones, demandas y los objetivos específicos a modo de agenda.
Concretar el número de asistentes
Configurar las personas que asistirán tiene su complejidad y decidir qué entra o se queda fuera es determinante.
En ese sentido, encontrar el equilibrio no es sencillo, pero la cifra ideal oscila entre 3 y 8 personas.
Establecer roles
Dentro de la planificación previa ayuda fijar una serie de roles como un secretario, un moderador o el líder.
Gestionar el tiempo
La gestión del tiempo es un aspecto clave en cualquier ámbito de la vida. Con lo cual, hacer un uso óptimo de él es especialmente importante en las reuniones de trabajo.
- Convocar a una hora idónea.
- Exigir puntualidad.
- Pactar un tiempo máximo y repartir las intervenciones de manera correcta.
Poner reglas
También se las puede llamar pautas de comportamiento o alianzas de equipo. Cada equipo puede marcar sus propias reglas.
Estos son ejemplos de las más comunes:
- Fuera teléfonos móviles.
- Escucha activa.
- Hacer críticas constructivas.
Resumen final
Organizar y estructurar la información, remarcando para que quede claro cuáles han sido las conclusiones y puntos más relevantes.
Después habría que identificar vías de mejora a través de los roles establecidos, pues serán ellos los encargados de sintetizar la información en vistas de poder mejorar.
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Fuente: 7 claves para reuniones de trabajo eficaces
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