El asistente del director de proyectos es la pieza clave que puede ayudar a lograr los objetivos del proyecto con mayor facilidad.
Disponer de un asistente del director de proyectos da la posibilidad de descargar el nivel de tareas delegando funciones durante el proceso. El Gestor de Proyectos debe atesorar conocimientos técnicos, gestionar el personal y liderar un equipo a través de una visión estratégica. De ese modo, el cómputo de tareas y cualidades facilitan el alcance acordado cumpliendo con los plazos y el presupuesto disponibles.
Sin embargo, las tareas administrativas ocupan gran parte de tiempo y desvían de lo importante al director de proyectos, por lo tanto, delegar ciertas tareas es recomendable.
Mientras que el director se centra en las actividades que aportan valor al proyecto, el asistente asume el rol de ocuparse del aspecto administrativo y de otra serie de misiones que se detallan a continuación.
Fase de iniciación
En este primer paso el asistente puede llevar a cabo la definición de los roles y las tareas del equipo. También puede preparar el organigrama, resumiendo la experiencia de los trabajadores, junto con sus puntos fuertes y debilidades.
El asistente será el encargado de asegurar el correcto acceso a herramientas e información para todo el equipo de trabajo.
Control de costes
Dentro de este campo, su actividad se puede centrar en la lista de costes, horas trabajadas de los miembros del proyecto y llevar un control en Excel de los gastos.
Comunicación
Puede ser un mediador entre el director y los integrantes del equipo a la hora de comunicar decisiones o el intercambio de correos electrónicos, todo ello con el fin de liberar carga a su superior.
Reuniones
La organización, preparación del acta y actualización de las listas de puntos pendientes pueden ser delegadas al asistente, que a su vez puede liderar algunas de esas reuniones.
Documentación
Además de lo anterior, esta persona puede definir los estándares de documentación, crear plantillas y definir las características de los documentos.
Por otro lado, la documentación referente a los suministradores e ingenieros que colaboran en el proyecto también puede ser preparada por el asistente del director.
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Fuente: Tareas del asistente del Director de Proyectos
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